在牙科行业竞争愈发激烈的当下，不少牙科机构面临着诸多困境。近日，在辅导陪跑某牙科机构时，其老板的焦虑状态令人印象深刻。该机构从 2017 年的 4 张牙椅发展到如今的10 张，面积翻倍，可老板的状态却大不如前，业绩也持续下滑，去年同期业绩下滑约 20%，前年同期下滑超 40%。为何会出现这种情况？又该如何破局？
一、问题根源剖析
（一）整改落实不到位
早在去年 6 月，该老板就曾寻求建议，当时提出了十几条整改建议，然而近一年过去，竟无一条落实。这反映出机构在执行力方面存在严重问题，缺乏将规划转化为实际行动的能力，导致问题越积越多，业绩难以提升。
（二）过度依赖老板个人
老板的个人业绩占门诊业绩的 75% 以上，这使得他不得不一边管理机构一边接诊治疗，无法脱身进行整体的战略规划和管理。过度依赖个人力量，而忽视团队建设和系统化运营，一旦老板精力不济，机构业绩就会受到直接影响。
（三）传统经营模式弊端显现
在经济环境变化、医保政策调整、人员管理难度加大、市场拓客困难等多重压力下，传统的以业绩为主要导向、忽视服务质量和客户体验的经营模式逐渐失效。初诊考核过于注重成交率、客单价等短期业绩指标，引流项目质量把控不足，价格制度不合理等问题，都制约了机构的发展。
二、针对性调整方案
（一）梳理机构接诊流程
明确岗位内容与衔接：组织店长、前台、咨询、医生等相关人员，结合机构实际情况，逐项梳理接诊流程，并将各岗位工作内容完善到岗位职责中。这样在招人、培养人时能实现统一化、标准化，避免一人一个流程和标准的混乱局面。
2.开展神秘客户体验：通过邀请神秘客户进店治疗，依据梳理好的接诊流程进行体验评价，让体验者逐项确认员工是否按要求执行，及时发现存在的问题，以便针对性地改进服务。
3.建立管理者全局视角：帮助管理者从客户服务全周期出发，全面思考门诊的管理与调整，避免陷入局部视角，防止因以偏概全而做出错误决策，实现机构的整体优化。
（二）调整初诊接诊考核点
注重初诊检查质量：提高初诊影像采集率考核，要求CT、全景、口内照、口扫至少有一项，且当天检查影像必须当天完成归档并存入电子病历系统。这有助于医生更全面、准确地了解患者病情，为后续治疗提供可靠依据。
2.制定全口治疗计划：必须为初诊客户制作全口检查报告及治疗计划，可借助病例系统自带的 AI 分析报告或手工制作电子报告，经会诊医生确认无疏漏错误后，第一时间发送给客户。通过规范的治疗计划，让客户感受到机构的专业性和对其病情的重视。
3.优化引流项目考核：对于洁牙、美白、涂氟等基础引流项目，制作项目确认评价表，让客户逐项确认并评价，确保员工 100% 按要求进行诊疗操作及术后宣教。同时，该部分项目绩效不与业绩高低挂钩，只与客户满意度挂钩，旨在通过提升引流项目的口碑，建立长期的品牌传播效应。
（三）建立演示客户病例分组
收集整理优秀病例：从已治疗完成的客户中，挑选术前、术中、术后影像完整且治疗效果良好的病例，按照治疗项目归入电子病历系统的对应治疗演示分组内，每日更新并统计汇报数量。需要注意的是，切勿将病例做成PPT，要保持病例的原始真实性。
2.组织病例学习会：每周安排参与咨询洽谈的员工集中学习机构已收集的优秀成功病例，确保洽谈人员熟悉演示病例库内容，以便在客户咨询时能第一时间调出相关病例进行展示，增强客户对机构技术专业性的信任。
3.规范病例展示流程：咨询洽谈时直接打开电子病例系统调阅相关病例影像，向客户展示真实的治疗效果。同时，要特别提醒客户不可拍照，避免因病例信息泄露而引起不必要的纠纷。
（四）调整价格制度
科学合理定价：基于项目的材料成本和基础服务成本，重新进行价格测算，设定基础价格（引流价，保持市场竞争力）、惠民价（10% 低利润）以及利润价格（20% 以上利润值），使价格体系既能吸引客户，又能保证机构合理的利润空间。
2.制定价格沟通手册：将同一项目的不同品牌进行对比性展示，让客户根据自身经济承受能力自行选择。避免强行推销高客单项目，始终以提升客户综合满意度为首要目标。同时，确保店内张贴的价格公示与手册内实际价格一致，若有差异及时更新，维护价格的透明度和公信力。
3.定期调整价格：每半年结合机构经营情况（成本变化）以及周边机构定价（市场竞争力），对机构价格进行重新测算并调整。调整前，在机构收银位置提前一个月公布价格调整通知，让客户有足够的时间了解价格变动情况。
三、结语
牙科机构要想在竞争中脱颖而出，不能只关注短期业绩，更要注重系统化、规范化运营。上述调整方案涵盖了接诊流程、初诊考核、病例展示、价格制度等多个关键环节，旨在提升机构的服务质量、专业性和客户满意度。
当然，机构的发展还涉及人事、财务、市场、新媒体等众多方面，需要进行全面系统的梳理和调整。如果您的机构也面临类似问题，不知如何下手，不妨联系专业的辅导人员，借助其丰富的行业经验，为机构制定专属的发展方案，早调整早发展，在激烈的市场竞争中占据优势。
本文内容源自网络仅供参考，不作为诊断医疗依据，更多查询请 → 在线咨询客服